Les intégrations, pas à pas

Où : Paramètres › Intégrations › Gmail ou Outlook, puis Courrier › Gmail / Outlook.

1. 1Un administrateur clique « Connecter » et autorise Adifile sur le compte Google, ou sur le compte Microsoft (Microsoft 365 ou outlook.com) de l'entreprise.
2. 2La boîte apparaît dans le Courrier : on lit, on répond, on classe.
3. 3« Enregistrer au registre » garde la trace d'un email dans le registre du courrier.

Ensuite : La boîte de l'entreprise se lit et s'écrit depuis Adifile. « Déconnecter » coupe l'accès ; les emails déjà enregistrés au registre y restent.

À savoir : Une boîte Gmail et une boîte Outlook par entreprise. Pour Outlook, l'hébergeur déclare une application Microsoft Entra ; certaines organisations Microsoft 365 exigent l'accord de leur administrateur.

Où : Moi › Mon horaire › « Abonner mon agenda » (chaque personne, pour elle-même).

1. 1Cliquez « Créer mon adresse » : une adresse privée est générée, sans mot de passe.
2. 2Copiez-la dans Google Agenda (« Autres agendas › À partir de l'URL »), Outlook (« Ajouter un calendrier › S'abonner à partir du Web ») ou Apple Calendrier — ou cliquez les boutons proposés.
3. 3« Nouvelle adresse » révoque l'ancienne ; « Fermer l'abonnement » arrête tout.

Ensuite : Le planning de l'entreprise (si vous pouvez le lire), vos absences et vos tâches à échéance apparaissent dans votre agenda, relus toutes les deux heures environ.

À savoir : Sens unique : un événement créé dans Google n'entre pas dans Adifile. Qui a l'adresse lit votre agenda — gardez-la pour vous.

Où : Paramètres › Intégrations › Cal.com.

1. 1Un administrateur colle une clé d'API Cal.com ; Adifile vérifie le compte et y inscrit un webhook signé.
2. 2Vos clients réservent sur votre page Cal.com, comme d'habitude.
3. 3« Tester » vérifie à tout moment que le webhook est toujours actif chez Cal.com.

Ensuite : Chaque rendez-vous apparaît dans le planning (« RDV · personne · type », lieu ou lien de visio, participants) ; déplacé ou annulé chez Cal.com, il suit.

À savoir : Un compte Cal.com est nécessaire. Les rendez-vous vont de Cal.com vers Adifile, pas l'inverse ; à la déconnexion, ceux déjà reçus restent.

Où : Paramètres › Intégrations › Slack, Teams, Discord ou Google Chat.

1. 1Dans l'outil, créez un webhook entrant pour le canal, le salon ou l'espace (« Incoming Webhook » Slack, workflow Teams, webhook Discord ou Google Chat) et copiez son adresse.
2. 2Collez-la dans Adifile, donnez-lui un nom, cochez les événements à publier (facture créée ou payée, note de frais, absence demandée, tâche confiée, nouveau contact…).
3. 3« Tester » envoie un message d'essai ; le panneau garde les derniers envois et leurs erreurs.

Ensuite : Chaque événement coché est publié dans le canal avec un lien vers la page d'Adifile, sans rien faire.

À savoir : Après vingt échecs d'affilée, l'adresse est mise en pause ; on la réactive d'un clic.

Où : Paramètres › Intégrations › Webhooks, Zapier, Make ou n8n.

1. 1Créez un déclencheur « webhook » dans Zapier, Make ou n8n (ou exposez une adresse sur votre serveur) et copiez son adresse.
2. 2Collez-la dans Adifile et cochez les événements ; un secret de signature est montré une seule fois.
3. 3Votre scénario reçoit un JSON décrivant l'événement et fait le reste : tableur, alerte, autre logiciel.

Ensuite : Adifile envoie chaque événement en JSON signé (en-tête X-Adifile-Signature) ; les envois ratés sont retentés puis listés pour renvoi.

À savoir : Formule Entreprise. Le format des événements est décrit sur la page développeurs.

Où : Paramètres › Intégrations › API, puis la page développeurs.

1. 1Un administrateur crée une clé (lecture seule, ou lecture et écriture) ; elle est montrée une seule fois.
2. 2Vos développeurs l'envoient dans Authorization: Bearer adf_… vers /api/open/v1.
3. 3Ils lisent ou créent contacts, factures, documents et événements ; la description OpenAPI est téléchargeable.

Ensuite : La clé agit avec les droits de l'administrateur qui l'a créée ; elle s'arrête s'il quitte l'entreprise ou si on la révoque.

À savoir : Formule Entreprise. 300 requêtes par minute et par clé.

Où : Paramètres › Intégrations pour connecter ; Classement, dans une farde, pour importer.

1. 1Un administrateur clique « Connecter » et autorise Adifile en lecture seule sur le compte.
2. 2Dans une farde du Classement, « Importer depuis… » ouvre les dossiers du drive.
3. 3Cochez les fichiers : ils sont classés et prouvés comme un document ajouté à la main (les documents Google arrivent en PDF).

Ensuite : Les fichiers choisis sont copiés dans le classement ; rien n'est modifié ni supprimé chez l'outil.

À savoir : 20 Mo par fichier. Si l'hébergeur n'a pas déclaré d'application Microsoft ou Dropbox, le panneau indique les variables à renseigner.

Où : Paramètres › Intégrations › Google Sheets.

1. 1Un administrateur connecte un compte Google (accès aux feuilles créées par Adifile).
2. 2Il coche les données à envoyer : factures de vente ou d'achat, notes de frais, temps pointé, absences.
3. 3« Mettre à jour » crée la feuille « Adifile · entreprise » puis la réécrit ; le lien s'affiche dans le panneau.

Ensuite : Une feuille Google Sheets, un onglet par donnée, réécrite chaque nuit : vos calculs et graphiques vivent dans vos propres onglets.

À savoir : Les onglets d'Adifile sont réécrits : n'y saisissez rien. Le temps pointé demande Clockify ou Toggl Track (formule Immersif). Les motifs d'absence et les notes ne sortent pas d'Adifile.

09

Ventes et caisse : Hela

dès Pro

Où : Paramètres › Intégrations › Hela.

1. 1Dans Hela › Développeurs, un administrateur crée une clé API (partners:view, sales:view, wallets:view, events:read, webhooks:manage, et inventory:view pour le stock).
2. 2Dans Adifile, il colle l'identifiant de l'entreprise Hela (dans l'adresse de Hela, après /c/) et la clé, et choisit combien de mois importer.
3. 3Adifile vérifie la clé, s'abonne aux événements de Hela et importe l'historique ; le panneau montre la progression et ce qui reste à rejouer.

Ensuite : Chaque vente à un client devient une facture de vente en lecture seule, avec son PDF classé dans « Classement › Hela › année › mois » et son paiement suivi ; les clients et fournisseurs deviennent des contacts ; chaque clôture de caisse devient une écriture de caisse avec son rapport. Le stock de Hela se lit dans Opérations › Stock › Hela, et ses ruptures sur « Aujourd'hui ».

À savoir : Un compte Hela est nécessaire. Les ventes au comptoir sans client sont comprises dans les clôtures de caisse. Les fiches venues de Hela se modifient dans Hela ; à la déconnexion, ce qui a été reçu reste dans Adifile.

Où : Opérations › Ventes, sur une facture numérotée ; Paramètres › Intégrations › Peppol pour l'identifiant.

1. 1Ouvrez une facture de vente qui a un numéro.
2. 2Cliquez « Télécharger (UBL / Peppol) » à côté du PDF.
3. 3Remettez le fichier XML à votre point d'accès Peppol ou à votre comptable.

Ensuite : Un fichier UBL 2.1 conforme à Peppol BIS Billing 3.0 : vendeur, client, TVA par taux, communication structurée, IBAN.

À savoir : Adifile n'envoie pas sur le réseau Peppol : cela demande un point d'accès, que l'entreprise choisit de son côté.

Où : Paramètres › Intégrations › Mollie pour connecter ; Opérations › Ventes, sur une facture, pour créer le lien.

1. 1Un administrateur colle la clé d'API Mollie (test ou live) ; Adifile la vérifie et affiche le profil.
2. 2Sur une facture de vente non payée, cliquez « Créer le lien de paiement » : il s'affiche sur la facture et s'imprime sur le PDF.
3. 3Envoyez la facture ; le client paie par carte, Bancontact, iDEAL…

Ensuite : Mollie prévient Adifile dès le paiement : la facture passe « payée », les outils connectés (Slack, compta…) sont avertis.

À savoir : Un compte Mollie est nécessaire (frais Mollie par transaction). Une clé de test crée des liens d'essai, dits tels quels.

Où : Paramètres › Intégrations › Yousign pour connecter ; Communication › Courriers, sur un courrier, pour envoyer.

1. 1Un administrateur colle la clé d'API Yousign (bac à sable ou production) ; Adifile la vérifie et demande à Yousign de le prévenir des signatures.
2. 2Sur un courrier, cliquez « Envoyer pour signature », indiquez le nom et l'email du signataire : il reçoit l'email de Yousign.
3. 3Quand il a signé, le PDF signé revient dans le Classement (Courrier › Lettres signées › année), et le courrier affiche « Signé par … le … ».

Ensuite : Un contrat ou une lettre signé en quelques minutes, sans impression, gardé et prouvé dans le Classement.

À savoir : Un compte Yousign est nécessaire (abonnement Yousign). Un signataire par courrier ; une clé bac à sable fait des essais sans valeur légale.

Où : Paramètres › Intégrations pour connecter ; sur chaque facture et note de frais pour envoyer.

1. 1Odoo : saisissez l'adresse du serveur, la base, l'identifiant et une clé d'API — la connexion est vérifiée avant d'être gardée. Yuki, Exact, WinBooks : collez l'adresse de dépôt que le logiciel vous donne.
2. 2Sur une facture (vente ou achat) ou une note de frais approuvée, cliquez « Envoyer à la comptabilité ».
3. 3« Tester la connexion » vérifie à tout moment que le logiciel répond.

Ensuite : Odoo reçoit l'écriture par son API (partenaire, lignes, taxes) ; les autres reçoivent un email avec la facture en UBL et en PDF, plus les pièces jointes. La facture passe « encodée » et affiche la référence du logiciel et la date.

À savoir : Un seul logiciel comptable à la fois. Rien ne revient de la comptabilité vers Adifile. L'envoi par email demande un serveur configuré pour les emails.

Où : Paramètres › Intégrations pour connecter ; Moi › Mon horaire pour voir.

1. 1Un administrateur colle la clé d'API de l'espace de travail (celle d'un administrateur de l'outil) ; Adifile la vérifie et affiche l'espace.
2. 2« Qui est reconnu ? » liste les personnes de l'outil sans fiche au même email dans le Personnel : ajoutez l'email sur leur fiche.
3. 3Chacun ouvre Mon horaire : la carte « Temps pointé » montre sa semaine.

Ensuite : Les heures pointées apparaissent jour par jour à côté des heures prévues par l'horaire ; les responsables du Personnel voient toute l'équipe.

À savoir : Lecture seule : rien n'est écrit dans l'outil. Les personnes sont reconnues par leur email.

Où : Paramètres › Intégrations pour connecter ; Moi › Tâches, dans une tâche, pour relier.

1. 1Un administrateur colle un jeton (et l'adresse du serveur pour un GitLab ou un Jira à vous) ; Adifile vérifie et affiche le compte.
2. 2Dans une tâche, section « Tickets » : collez l'adresse d'une issue, d'une pull request ou d'un ticket, puis « Relier ».
3. 3« Relire » met l'état à jour à la demande ; « Détacher » retire le lien.

Ensuite : La carte de la tâche montre un badge par ticket, coloré selon l'état : ouvert, fermé, fusionné. Les liens sont relus de temps en temps.

À savoir : Lecture seule : on ne crée ni ne ferme un ticket depuis Adifile. Plusieurs outils peuvent être connectés en même temps.